Comment réduire ses coûts d'impression en 10 leçons

Selon l'Ipsos, un salarié français imprime en moyenne  6 600 pages par an, soit un coût entre 320 et 1 200€. Pour certaines entreprises cela représente jusqu'à 5 % du chiffre d'affaires... il y a donc au delà de l'intérêt écologique un véritable intérêt économique à réduire ces coûts d'impression.
Voici comment:

1. Trouver un sponsor pour le projet

La réduction des volumes d'impression est un projet qui doit être porté au plus haut niveau par un sponsor crédible, sinon cela ne fonctionne pas. Si le DSI participe au comité de direction, cela peut suffire, mais dans le cas contraire, il vaut mieux s'appuyer directement sur le PDG de l'entreprise ou un membre de la direction.

2. Suivre les progrès grâce à des indicateurs simples et parlants

Pour mesurer leurs progrès, les utilisateurs ont besoin d'indicateurs. Il faut donc construire un tableau de bord qui leur permette de comparer le nombre de pages imprimées initialement et la moyenne des trois dernières semaines, par exemple, grace à des outils comme Watchdoc de Doxense.

3. Accompagner le changement

On peut atteindre au moins 20% de réduction des coûts dès la première année. Mais le plus dur reste d'inscrire ces réductions dans le temps, c'est pourquoi, pour modifier les habitudes, il faut absolument accompagner les mesures prises en formant et en sensibilisant les utilisateurs.

4. Consolider le parc d'imprimantes

L'approche la plus efficace pour réduire le volume de pages imprimées reste la consolidation des imprimantes jet d'encre individuelles vers une multifonction départementale. D'une part, les utilisateurs doivent faire un effort pour récupérer leurs impressions. D'autre part, on peut utiliser un système de badge ou un code pour récupérer l'impression. Ainsi, si un utilisateur lance une impression mais ne passe pas la récupérer, elle est automatiquement supprimée du "spool".

5. Imprimer uniquement lorsque cela est nécessaire

L'empreinte économique et écologique de l'impression est essentiellement liée aux consommables : toner, papier, etc.
Une alternative  à l'impression est l'enregistrement au format PDF à l'aide d'une imprimante virtuelle (PDF Creator par exemple). On peut également glisser la phrase "Préservez l'environnement, imprimez uniquement lorsque c'est nécessaire" dans la signature de son courrier électronique.

6. Imprimer en recto-verso et en mode brouillon

La configuration par défaut des paramètres de l'imprimante sur une impression recto-verso en mode brouillon divise mécaniquement par deux le nombre de feuilles et la quantité d'encre ou de toner utilisées. La quasi-totalité des imprimantes actuelles proposent cette fonctionnalité en standard. Reste à l'activer par défaut sur le poste de l'utilisateur.

7. Utiliser une police de caractère économe en encre

Arial, la police de caractère par défaut de Windows, consomme 30 % d'encre en plus que la police de caractère Century Gothic. Il vaut donc mieux privilégier cette dernière lorsque c'est possible. On peut aussi se tourner vers la police de caractère Eco-Font qui consomme environ 20 % d'encre en moins qu'Arial grâce à un système de trous dans les lettres.

8. Supprimer les éléments inutiles

Pour réduire la consommation de papier et d'encre, rien de tel que d'imprimer plusieurs pages sur une seule feuille de papier. Par exemple, dans le cas d'une présentation Powerpoint, le contenu est souvent écrit en "très gros". Des logiciels tels que PrintFriendly, GreenPrint ou Print What You Like permettent également de trier le contenu réellement "utile" du document, notamment pour l'impression d'une page web qui contient souvent des publicités et des éléments de l'interface du site. Avec ces outils, on peut diviser par six le nombre total de pages imprimées.

9. Imprimer sur du papier recyclé

42 % du bois exploité commercialement sert à fabriquer du papier. Si l'on ne peut pas faire autrement, il faut privilégier le papier produit à partir de forêt gérées durablement. C'est l'objectif des labels FSC et PEFC. Mais l'idéal est d'utiliser du papier recyclé. La fabrication d'une tonne de papier recyclé nécessite autant d'eau que la production d'un papier vierge (70 000 litres) mais "seulement" 1,2 tonne de papier (contre 3 tonnes). Les éco-labels Blue Angel et APUR vous garantissent que le papier est effectivement recyclé. Enfin, "l'utilisation de papier certifié à faible grammage – 75 grammes au lieu de 80 – permet d'économiser en moyenne 18 % de bois, 14 % d'eau et 20 % d'énergie".

10. Choisir un matériel éco-conçu

Certaines technologies sont plus respectueuses de l'environnement que d'autres. C'est notamment le cas de la technologie d'encre solide de Xerox. Quatre blocs de résine (bleu, rouge, jaune et noir) remplacent les cartouches classiques et les toners. Ils s'insèrent directement dans la machine et fondent lors de l'impression. Avantages ? La résine n'est pas toxique. Il n'y a plus de four, ni de tambour. La maintenance des consommables est donc simplifiée car l'utilisateur doit juste changer les blocs de résine quand ils sont usés. Résultat, les déchets générés sont réduits de 90 %, la consommation d'énergie réduite de 9 % et les émissions de gaz à effet de serre de 10 %.
Dans la même veine, HP propose la LaserJet Professional CP5225 qui adapte sa consommation d'énergie en fonction de son activité. Là encore, la consommation électrique serait réduite de moitié. Parmi les critères essentiels de choix, l'imprimante doit être certifiée Energy Star. Elle doit aussi accepter du papier recyclé et proposer l'impression en mode brouillon et recto-verso par défaut. Sur les imprimantes départementales, la possibilité d'attribuer un code PIN à chaque utilisateur est un réel plus.


Source : http://www.indexel.net/management/dix-conseils-pour-reduire-vos-couts-d-impression-3121.html